تصور کنید در دفتر کارتان نشسته‌اید و با کوهی از وظایف و پروژه‌های ناتمام روبه‌رو هستید. برنامه‌ریزی برای مدیریت این همه کار به نظر غیرممکن می‌آید؛ اما شما به یک ابزار کارآمد نیاز دارید که این آشفتگی را به نظمی دلپذیر تبدیل کند. اینجا دقیقا جایی است که ابزارهای مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پلنر و ترلو به میدان می‌آیند؛ اما کدامیک بهتر است؟ آیا مایکروسافت پلنر با اتصال یکپارچه به اکوسیستم مایکروسافت، گزینه مناسب‌تری است یا ترلو با رابط کاربری ساده و جذاب خود می‌تواند شما را شیفته خود کند؟ بیایید در این مقاله نگاهی عمیق‌تر به این دو پلتفرم بیندازیم و دریابیم کدامیک می‌تواند به نیازهای شما بهتر پاسخ دهد.
راهنمای انتخاب بهترین ابزار مدیریت پروژه، مایکروسافت پلنر یا ترلو؟
مایکروسافت پلنر (Microsoft Planner) یکی از ابزارهای قدرتمند مایکروسافت برای مدیریت پروژه است که به طور خاص برای کاربران اکوسیستم مایکروسافت ۳۶۵ طراحی شده است. این ابزار امکان ایجاد تخته‌های مدیریت وظایف (Task Boards)، تخصیص وظایف به اعضای تیم، تنظیم مهلت‌ها (Deadlines) و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها را به کاربران می‌دهد. رابط کاربری ساده و قابلیت یکپارچگی با سایر برنامه‌های مایکروسافت، مانند Outlook و Microsoft Teams، مایکروسافت پلنر را به ابزاری ایده‌آل برای تیم‌های سازمانی تبدیل کرده است.
در مقابل، ترلو (Trello)، ابزاری مستقل و مشهور در زمینه مدیریت پروژه است که به خاطر رابط کاربری بصری و جذاب خود شهرت دارد. ترلو بر اساس روش کانبان (Kanban) طراحی شده و به کاربران اجازه می‌دهد تا وظایف را در قالب کارت‌ها و لیست‌ها سازماندهی کنند. انعطاف‌پذیری بالا، امکان استفاده از قالب‌های متنوع، و قابلیت سفارشی‌سازی کارت‌ها و تخته‌ها، این پلتفرم را به انتخابی محبوب برای تیم‌های کوچک و فریلنسرها تبدیل کرده است.
اهمیت ابزارهای مدیریت پروژه در کسب‌وکارهای امروزی
در دنیای رقابتی امروز، مدیریت زمان و وظایف به یکی از چالش‌های اصلی تیم‌ها و سازمان‌ها تبدیل شده است. ابزارهای مدیریت پروژه نقش کلیدی در سازماندهی وظایف، کاهش اتلاف زمان و افزایش بهره‌وری دارند. این ابزارها به کسب‌وکارها کمک می‌کنند تا پروژه‌های خود را در زمان مشخص با کیفیت بالا تحویل دهند و از اتلاف منابع جلوگیری کنند.
برای تیم‌هایی که با پروژه‌های چندوجهی سروکار دارند، استفاده از ابزاری مانند مایکروسافت پلنر یا ترلو می‌تواند تفاوت قابل‌توجهی ایجاد کند. این ابزارها نه‌تنها هماهنگی بین اعضای تیم را تقویت می‌کنند، بلکه امکان پیگیری پیشرفت پروژه‌ها، شفاف‌سازی مسئولیت‌ها و مدیریت بهتر زمان را نیز فراهم می‌کنند.
مایکروسافت پلنر با تمرکز بر کاربران سازمانی و ترلو با رویکردی ساده‌تر برای کاربران عمومی، هر کدام مزایای خاص خود را دارند. در ادامه، با نگاهی دقیق‌تر به هر یک از این پلتفرم‌ها و مقایسه ویژگی‌های آن‌ها، به شما کمک می‌کنیم تا انتخابی هوشمندانه داشته باشید.
مقایسه مایکروسافت پلنر و ترلو در بخش‌های مختلف
مایکروسافت پلنر در مقابل ترلو
اگر شما هم به دنبال یک راه‌حل کارآمد و ساده برای سازماندهی پروژه‌هایتان هستید، مایکروسافت پلنر و ترلو دو گزینه اصلی هستند که هرکدام ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود را دارند. در ادامه بررسی می‌کنیم که کدام ابزار برای شما و تیمتان مناسبتر است و چگونه می‌توانید از هرکدام به بهترین نحو استفاده کنید.
رابط کاربری، انتخاب بین رسمی و دوستانه
مایکروسافت پلنر
مایکروسافت پلنر با طراحی مینیمال و سازمان‌یافته، بیشتر مناسب محیط‌های کاری حرفه‌ای است. رابط کاربری آن ساده و مستقیم بوده و برای کاربرانی که به دنبال ساختاری منظم و بدون پیچیدگی هستند، ایده‌آل به نظر می‌رسد. در این پلتفرم، همه چیز در دسترس است و به‌سرعت می‌توان پروژه‌ها و وظایف را تنظیم کرد. این طراحی رسمی ممکن است در ابتدا برای کاربرانی که به دنبال ظاهری پویا و جذاب‌تر هستند، کمی خشک به نظر برسد.
پلتفرم ترلو
از سوی دیگر، ترلو با رابط کاربری رنگارنگ و تعامل ساده‌ای که امکان کشیدن و رهاکردن (Drag-and-Drop) کارت‌ها را می‌دهد، به کاربر تجربه‌ای دوستانه و سرگرم‌کننده‌تر ارائه می‌دهد. این ویژگی باعث می‌شود که ترلو برای تیم‌های خلاق یا پروژه‌های شخصی جذاب‌تر باشد، زیرا طراحی آن نسبت به مایکروسافت پلنر آزادتر و بصری‌تر است. درعین‌حال، این طراحی ممکن است در پروژه‌های سازمانی رسمی کمی غیرحرفه‌ای به نظر برسد.
برنده: ترلو به دلیل جذابیت بصری و تجربه کاربری آسان‌تر.
امکانات همکاری تیمی، یکپارچگی در مقابل انعطاف‌پذیری
قابلیت یکپارچگی مایکروسافت پلنر
مایکروسافت پلنر با ادغام عمیق در اکوسیستم مایکروسافت مانند Microsoft Teams، Outlook و Office 365، ابزاری قدرتمند برای شرکت‌هایی است که به این ابزارها متکی هستند. این ویژگی به تیم‌ها اجازه می‌دهد که بدون ترک محیط کاری خود، وظایف را مدیریت کنند، از جلسات آنلاین با Microsoft Teams استفاده کنند و در طول فرایند پروژه به‌راحتی ارتباط برقرار کنند. این یکپارچگی کامل می‌تواند به شدت بهره‌وری را در تیم‌های بزرگ‌تر افزایش دهد.
ترلو نیز قابلیت همکاری تیمی را با ادغام با ابزارهایی مانندGoogle Drive ، Slack و Gmail ارائه می‌دهد. این انعطاف بیشتر به ترلو کمک می‌کند تا برای تیم‌هایی که از ابزارهای مختلف استفاده می‌کنند، انتخاب بهتری باشد. درحالی‌که ترلو می‌تواند در تیم‌هایی که از سرویس‌های مختلف استفاده می‌کنند مفید باشد، به دلیل عدم یکپارچگی کامل مانند پلنر، ممکن است برای تیم‌های بزرگ‌تر که نیاز به هماهنگی دقیق و ارتباطات یکپارچه دارند، چالش‌برانگیز باشد.
برنده: مایکروسافت پلنر برای سازمان‌های بزرگ و رسمی که به یکپارچگی بیشتر نیاز دارند.
قابلیت‌های سفارشی‌سازی مایکروسافت پلنر در مقابل ترلو، سادگی یا آزادی کامل
مایکروسافت پلنر به خاطر سادگی و تمرکز بر تجربه کاربری مستقیم خود، امکان سفارشی‌سازی زیادی ارائه نمی‌دهد. این پلتفرم طراحی خود را به گونه‌ای انجام داده که بتوان به‌سرعت پروژه‌ها و وظایف را ایجاد و مدیریت کرد، بدون اینکه نیاز به تغییرات پیچیده در ساختار آن باشد. به‌عبارت‌دیگر، این ابزار بیشتر برای کاربرانی مناسب است که به دنبال شروع سریع و بدون نیاز به تغییرات بزرگ در فرایندها هستند.
در مقابل، ترلو با ارائه گزینه‌های گسترده برای سفارشی‌سازی، آزادی بیشتری به کاربران می‌دهد. ترلو به کاربران خود این امکان را می‌دهد که با استفاده از Power-ups، ویژگی‌های اضافی زیادی به تخته‌های خود اضافه کنند. Power-ups ابزارهایی هستند که به شما اجازه می‌دهند ویژگی‌هایی نظیر تقویم، نمودار، ابزارهای گزارش‌گیری و حتی ارتباطات و یادداشت‌های بیشتر را به پروژه‌ها و تسک‌های خود اضافه کنید. این ویژگی‌ها می‌توانند به طور ویژه برای تیم‌هایی که نیاز به ابزارهای پیشرفته‌تری دارند، مفید باشد. بااین‌حال، تعداد زیاد گزینه‌های سفارشی‌سازی ممکن است برای کاربران تازه‌کار کمی گیج‌کننده به نظر برسد.
برنده: ترلو، برای تیم‌هایی که به آزادی عمل بیشتری در تنظیمات نیاز دارند.
سازماندهی وظایف، ساختاریافته در برابر انعطاف‌پذیر
مایکروسافت پلنر در برابر ترلو
مایکروسافت پلنر با ارائه بردهای ساده و ساختاریافته، تجربه‌ای مرتب و منظم از سازماندهی وظایف ارائه می‌دهد. در این پلتفرم، می‌توان به‌راحتی تسک‌ها را به دسته‌های مختلف تقسیم کرد، وظایف را به اعضای تیم اختصاص داد و مراحل پیشرفت را به دقت پیگیری کرد. طراحی این ابزار به گونه‌ای است که می‌توان به‌سرعت هر پروژه و وظیفه را مشخص کرد و تمرکز بیشتری روی اولویت‌های کاری داشت.
همان‌طور که پیش‌تر نیز اشاره کردیم، ترلو با استفاده از مدل Kanban و کشیدن و رهاکردن انعطاف‌پذیری بیشتری در سازماندهی وظایف دارد. در ترلو، کاربران می‌توانند کارت‌ها را جابه‌جا کنند، برچسب‌ها و تاریخ‌های مهم را اضافه کنند، و حتی چک‌لیست‌های خاصی برای هر کارت بسازند. این آزادی عمل به ترلو کمک می‌کند تا در پروژه‌های خلاقانه یا دشوار که به تنظیمات خاص نیاز دارند، بسیار کاربردی باشد. از طرفی، مایکروسافت پلنر از یک ساختار ساده برخوردار است درحالی‌که ترلو به کاربرانش اجازه می‌دهد تا پیچیدگی‌های بیشتری را مدیریت کنند.
برنده: ترلو به دلیل انعطاف بیشتر در سازماندهی وظایف.
پیگیری پیشرفت، ابزارهای داخلی یا افزودنی‌های خارجی
مایکروسافت پلنر به‌صورت پیش‌فرض ابزارهایی برای پیگیری پیشرفت پروژه‌ها و وظایف ارائه می‌دهد. این ابزار شامل نمودارهای ساده و کاربردی است که می‌توانند وضعیت پروژه‌ها را به‌سرعت به نمایش بگذارند. برای تیم‌های بزرگ‌تر و سازمان‌هایی که به گزارش‌های سریع و دقیق نیاز دارند، این قابلیت می‌تواند بسیار مفید باشد و به‌راحتی می‌توان میزان پیشرفت را دنبال کرد.
پلتفرم مایکروسافت پلنر
ترلو نیز مشابه همین ابزارها را برای پیگیری پیشرفت ارائه می‌دهد؛ اما برای دسترسی به نمودارهای پیشرفته‌تر و گزارش‌های دقیق‌تر، نیاز به نصب Power-ups است. به‌عنوان‌مثال، کاربران می‌توانند Power-upsهایی مانند Trello Reports را برای مشاهده گزارش‌های پیچیده و پیشرفته اضافه کنند. این ویژگی‌ها به کاربران این امکان را می‌دهند که پیشرفت پروژه‌ها را در قالب‌های مختلفی مشاهده کنند؛ اما باید توجه داشت که این امکانات فقط در نسخه‌های پولی یا با استفاده از Power-upsهای خاص در دسترس خواهند بود.
برنده: مایکروسافت پلنر به دلیل ابزارهای پیش‌فرض ساده و کاربردی.
اشتراک و هزینه‌های مایکروسافت پلنر و ترلو
اشتراک Office 365 برای کاربران مایکروسافت پلنر رایگان است؛ اما این به معنی وابستگی کامل به این اکوسیستم است که ممکن است برای برخی تیم‌ها هزینه‌بر باشد. علاوه بر این، نسخه‌های پیشرفته Office 365 برای دسترسی به ویژگی‌های اضافی پلنر نیاز به پرداخت هزینه دارند. این ویژگی‌ها بیشتر برای سازمان‌های بزرگ‌تر و تیم‌هایی که به یکپارچگی کامل نیاز دارند، مفید است.
در سوی دیگر، ترلو نسخه رایگان بسیار جامع و کامل دارد که برای تیم‌های کوچک یا پروژه‌های شخصی مناسب است. همچنین نسخه‌های پیشرفته‌تر ترلو با امکانات بیشتر و گسترده‌تر عرضه می‌شوند که برای تیم‌های حرفه‌ای مناسب هستند. یکی از نقاط قوت ترلو این است که با وجود نسخه‌های پولی، نسخه رایگان آن نیز بسیاری از نیازهای ابتدایی کاربران را پوشش می‌دهد و به‌راحتی می‌توان از آن استفاده کرد. البته برای تجربه کامل ویژگی‌های اکانت پریمیوم ترلو، بهترین کار این است که اشتراک آن را از فراسیب تهیه کنید و از تمامی امکانات این ابزار فوق‌العاده بهره‌مند شوید.
برنده: ترلو به دلیل گزینه‌های انعطاف‌پذیرتر و مقرون‌به‌صرفه‌تر برای تیم‌های کوچک و مستقل.
پشتیبانی موبایل، دسترسی آسان از هر جا
مایکروسافت پلنر اپلیکیشن موبایل ساده و کاربرپسند دارد که به شما امکان می‌دهد وظایف و پروژه‌ها را مدیریت کرده و وضعیت پیشرفت را پیگیری کنید. این اپلیکیشن به خوبی با اکوسیستم Microsoft 365 همگام می‌شود، بنابراین اگر تیم شما به طور گسترده از این مجموعه استفاده می‌کند، هماهنگی بیشتری را به همراه خواهد داشت.
ترلو نیز دارای اپلیکیشن موبایل است که به همان اندازه انعطاف‌پذیر و کاربردی است. طراحی موبایل ترلو به شما این امکان را می‌دهد که به‌راحتی کارت‌ها را جابه‌جا کنید، یادداشت‌ها و چک‌لیست‌ها را ویرایش کنید و به‌صورت بصری پیشرفت پروژه را مشاهده کنید. اما ویژگی‌های پیشرفته‌تر آن مانند Power-ups، معمولاً روی موبایل محدودتر از نسخه دسکتاپ عمل می‌کنند.
برنده: مایکروسافت پلنر به دلیل هماهنگی بهتر با Microsoft 365 و امکانات یکپارچه‌تر.
امنیت و دسترسی، استانداردهای جهانی در برابر انتخاب‌های انعطاف‌پذیر
امنیت مایکروسافت پلنر به طور کامل بر اساس استانداردهای Microsoft 365 است. این به این معناست که تیم‌ها و سازمان‌ها می‌توانند از ابزارهای پیشرفته امنیتی و کنترل دسترسی مانند احراز هویت چندعاملی (MFA)، رمزنگاری داده‌ها و دیگر قابلیت‌های امنیتی بهره‌مند شوند. برای سازمان‌هایی که داده‌های حساس دارند، مایکروسافت پلنر به‌عنوان یک ابزار مناسب محسوب می‌شود.
ترلو نیز به‌صورت پیش‌فرض اقدامات امنیتی مناسبی دارد؛ اما درصورتی‌که نیاز به کنترل‌های امنیتی پیشرفته‌تری داشته باشید، باید نسخه پریمیوم آن را تهیه کنید. همچنین ترلو از رمزنگاری داده‌ها پشتیبانی می‌کند؛ اما ویژگی‌های امنیتی مانند MFA و کنترل دسترسی پیشرفته تنها در نسخه‌های پولی و برای سازمان‌ها در دسترس است.
برنده: مایکروسافت پلنر برای سازمان‌هایی که نیاز به امنیت بالا دارند.
گزارش‌دهی و تجزیه‌وتحلیل مایکروسافت پلنر در مقایسه با ترلو
مایکروسافت پلنر ابزارهای ساده و کاربردی برای گزارش‌دهی پیشرفت پروژه‌ها دارد، مانند نمودارهای گانت و تقویم. نمودار گانت یک ابزار تصویری است که زمان‌بندی و پیشرفت فعالیت‌های یک پروژه را به‌صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. این ابزارها برای تیم‌هایی که نیاز دارند پیشرفت خود را به‌سرعت و به طور واضح مشاهده کنند، عالی است. علاوه بر این، این داده‌ها می‌توانند به‌راحتی با سایر بخش‌های مایکروسافت 365 هماهنگ شوند.
power ups در ترلو
ترلو، برخلاف مایکروسافت پلنر، در نسخه رایگان امکانات گزارش‌دهی پیشرفته ندارد. با این حال، با استفاده از Power-ups می‌توانید ابزارهایی مثل Trello Reports یا Butler را برای تجزیه و تحلیل و گزارش‌گیری اضافه کنید. این امکانات به شما کمک می‌کند که پیشرفت پروژه را از منظرهای مختلف بررسی کنید؛ اما برای دسترسی به این ویژگی‌ها باید نسخه پریمیوم خریداری کنید.
برنده: مایکروسافت پلنر به دلیل ابزارهای گزارش‌دهی پیشرفته و راحتی در هماهنگی با. Microsoft 365
یکپارچگی با سایر سیستم‌ها، هماهنگی یا انتخاب آزاد
مایکروسافت پلنر به طور پیش‌فرض با تمامی ابزارهای اکوسیستم Microsoft 365 مانند Teams، Outlook و OneDrive یکپارچه می‌شود. این یکپارچگی به شما کمک می‌کند که با ابزارهایی که تیم شما به طور روزانه از آن‌ها استفاده می‌کند، به‌راحتی ارتباط برقرار کنید و داده‌ها را بین پلتفرم‌های مختلف به اشتراک بگذارید. برای مثال، می‌توانید وظایف را از داخل Microsoft Teams پیگیری کرده یا از OneDrive برای ذخیره‌سازی فایل‌ها استفاده کنید.
ترلو به طور مشابه با ابزارهایی مانند Google Drive، Slack، Dropbox و حتی Zapier یکپارچگی دارد که این ویژگی انعطاف‌پذیری بیشتری به کاربران می‌دهد. اگر تیم شما از مجموعه‌های نرم‌افزاری مختلف استفاده می‌کند، ترلو ممکن است گزینه بهتری باشد، زیرا از تعداد بیشتری از ابزارها پشتیبانی می‌کند. بااین‌حال، در مقایسه با مایکروسافت پلنر، این یکپارچگی‌ها نیاز به نصب Power-ups دارد و ممکن است پیاده‌سازی آن‌ها برای تیم‌های تازه‌کار پیچیده‌تر باشد.
برنده: ترلو برای تیم‌هایی که از ابزارهای مختلف استفاده می‌کنند و به انعطاف‌پذیری بیشتری نیاز دارند.
کدام ابزار مناسبتر است؟
حالا که به طور کامل هر دو ابزار مایکروسافت پلنر و ترلو رو از جنبه‌های مختلف بررسی کردیم، بیایید به‌صورت خلاصه و کلی بگیم که کدامیک برای شما مناسبتر و کارآمدتر خواهد بود.
مایکروسافت پلنر:
- اگر در یک سازمان بزرگ فعالیت می‌کنید و نیاز به امنیت بالا دارید، مایکروسافت پلنر گزینه مناسبی است.
- اگر به طور مرتب از ابزارهای مایکروسافت مانند Teams و Outlook استفاده می‌کنید، این ابزار یکپارچگی بهتری با آن‌ها دارد.
- همچنین اگر پروژه‌های شما پیچیده هستند و به گزارش‌دهی دقیق و پیگیری پیشرفت نیاز دارند، مایکروسافت پلنر انتخاب بهتری خواهد بود.
- اگر به دنبال همکاری تیمی یکپارچه و آسان هستید، مایکروسافت پلنر با ویژگی‌های پیشرفته‌اش می‌تواند بهترین گزینه باشد.
ترلو:
- اگر در تیم‌های کوچک یا استارتاپ‌ها فعالیت می‌کنید، ترلو به دلیل طراحی ساده و انعطاف‌پذیر می‌تواند برای شما مناسبتر باشد.
- اگر از Google Workspace یا ابزارهای خارجی دیگر استفاده می‌کنید، ترلو به خوبی با این ابزارها یکپارچه می‌شود.
- علاوه بر این‌ها، اگر پروژه‌های شما نسبتاً ساده هستند و به مدیریت سریع نیاز دارند، ترلو انتخاب بهتری خواهد بود.
- اگر به دنبال یک سیستم بصری و ساده برای مدیریت کارها هستید، ترلو با طراحی تابلو و کارت‌ها گزینه‌ای عالی است.
جمع‌بندی
در نهایت، انتخاب بین مایکروسافت پلنر و ترلو به نیازهای خاص شما بستگی دارد. هر دو ابزار با امکانات و ویژگی‌های منحصربه‌فرد خود می‌توانند به بهبود مدیریت پروژه‌ها و همکاری‌های تیمی کمک کنند. Microsoft Planner با قدرت یکپارچگی با ابزارهای دیگر و قابلیت‌های پیشرفته، تجربه‌ای قوی و سازمان‌یافته ارائه می‌دهد، درحالی‌که Trello با طراحی ساده و بصری خود محیطی منعطف و کاربرپسند برای کاربران فراهم می‌آورد. در این مسیر، تنها کافی است ابزار مناسب با سبک کاری خود را انتخاب کنید تا بتوانید هر پروژه را با موفقیت و کارایی بیشتر به سرانجام برسانید. در این میان، ابزار فوق‌العاده دیگری به نام Todoist هم وجود دارد که می‌تواند گزینه جذابی برای شما باشد. اگر دوست دارید بدانید کدام یک از این ابزارها برای شما بهتر است، می‌توانید نقد و بررسی و مقایسه جامع ترلو و Todoist را مطالعه کنید.
منبع محتوا: zapier.com
اشتراک اپل آرکید
